Google Vault eksportuje rozmowy z Gemini w firmowym Gmailu i Dokumentach

Google 22 października dodał do Google Vault eksport rozmów z Gemini w aplikacjach Workspace. Administrator firmy albo szkoły może teraz wyciągnąć z systemu to, o co pracownicy pytali Gemini w Gmailu, na Dysku, w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach i w Meet. Zmiana dotyczy każdego, kto używa Gemini na koncie firmowym lub szkolnym. Szczegóły Google opisał na blogu Workspace Updates.

Vault to narzędzie, w którym firma zarządza danymi z Workspace i eksportuje je, żeby spełnić obowiązki prawne i wymogi przepisów. Rozmowy z Gemini w aplikacjach Workspace są w nim nowym źródłem danych.

Co trafia do eksportu

Eksport zawiera pytania użytkownika i odpowiedzi Gemini. Do tego dochodzą obrazy i inne załączniki, które Gemini wygenerował, oraz linki do plików z Dysku i wątków z Gmaila, na które powołała się rozmowa. Administrator wybiera konkretne konta albo całe jednostki organizacyjne, do 5000 osób naraz, i zakres dat. Wynik dostaje w pliku JSON.

Jest jeden warunek. Do Vault trafiają tylko rozmowy prowadzone przy włączonej historii rozmów. Google nie podaje w komunikacie, czy ta historia jest domyślnie włączona.

Administrator może też ustawić dla działu zasady historii. Może zablokować pracownikom ręczne usuwanie rozmów albo kazać kasować je automatycznie po okresie nieaktywności. Jeśli więc w pracy usuwasz czat z Gemini, nie zakładaj, że zniknął: zależy to od ustawień firmy.

Jakie plany to obejmują

Funkcja działa od razu we wszystkich domenach, bez ustawienia po stronie użytkownika. Google wymienia te wersje Workspace:

Rodzaj	Wersje
Business	Business Plus
Frontline	Frontline Standard i Plus
Enterprise	Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard i Plus
Education	Education Fundamentals, Standard i Plus
Dodatek	Vault

Na liście nie ma planów Business Starter i Business Standard. Komunikat nie wspomina o ograniczeniach dla krajów, także dla Polski.

Co z tego wynika dla pracownika

Dla pracodawcy rozmowa z Gemini w firmowym Gmailu staje się kolejnym rodzajem danych, które może przeszukać i wyeksportować. Podobnie działa to już w szkołach, gdzie Google Classroom pokazuje nauczycielowi, o co uczniowie pytali Gemini Notebook. Jeśli wpisujesz do Gemini sprawy prywatne, rób to na prywatnym koncie. O tym, jak zarządzać historią na własnym koncie, piszemy w tekście jak usunąć historię Gemini.

Google odsyła też do wcześniejszych zapowiedzi: Vault obsługuje już samą aplikację Gemini, razem z regułami przechowywania. Dla Gemini w Workspace reguły przechowywania i blokady na potrzeby sporów sądowych przyjdą w kolejnych wersjach. Firmy, które łączą Vault z własnymi programami, dostaną eksport przez API w ciągu 14 dni od udostępnienia go w panelu.